Wachbuch im Sicherheitsdienst: Pflicht, Inhalt, Aufbewahrung

Spricht die Einsatzleitung vom Wachbuch, meint sie in der Regel das Buch am Objekt: Dienstbeginn, besondere Vorkommnisse, Übergabe an die Folgeschicht. Die Behörde meint etwas anderes. Die Bewachungsverordnung kennt eine Buchführungspflicht, die sich auf Verträge, Personal und Waffen bezieht – nicht auf die Vorkommnisse einer Schicht.

Diese Unterscheidung hat praktische Folgen. Wer sie nicht trifft, führt entweder ein sorgfältiges Ereignisbuch und kann dem Gewerbeamt dennoch nicht die verlangten Unterlagen vorlegen – oder hält die behördlichen Aufzeichnungen vollständig vor und kann eine Reklamation des Auftraggebers nicht beantworten. Beide Aufzeichnungen sind erforderlich, aus verschiedenen Gründen: die eine, weil § 21 BewachV sie anordnet; die andere, weil Sie im Streitfall einen Nachweis vorlegen müssen.

Aufzeichnungen und Belege sind bis zum Ablauf des dritten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf den Zeitpunkt ihrer Anfertigung folgt. Bei Verträgen und Beschäftigungsverhältnissen beginnt die Frist nicht mit der Anfertigung, sondern mit dem Ende: drei Jahre nach Schluss des Kalenderjahres, in dem der Vertrag oder das Arbeitsverhältnis geendet hat. Ein Objektvertrag, der im März endet, ist damit noch drei volle Kalenderjahre nach dem Jahreswechsel vorzuhalten.

Wer die Aufzeichnungen nicht, nicht richtig oder nicht vollständig führt oder sie nicht aufbewahrt, handelt ordnungswidrig; § 22 BewachV verweist dafür auf § 144 der Gewerbeordnung. Aus diesem Grund werden diese Unterlagen bei einer Prüfung zuerst verlangt: Ihr Fehlen ist ohne Bewertungsspielraum feststellbar – anders als die Frage, ob ein Rundgang sachgerecht geplant war.

Für das Ereignisbuch – die Vorkommnisse am Objekt – nennt die BewachV keine eigene Frist. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem Bewachungsvertrag, nach den zivilrechtlichen Verjährungsfristen und nach dem Zeitraum, in dem Sie Reklamationen und Haftungsansprüche abwehren müssen. Die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren ist dabei die Untergrenze, an der sich die Praxis orientiert. Zugleich gilt der Datenschutz: Eine unbegrenzte Aufbewahrung ist kein Zeichen von Sorgfalt, sondern ein eigenes Risiko. Legen Sie eine Frist fest und halten Sie sie ein.

Zuständig ist in der Regel das Gewerbe- oder Ordnungsamt am Sitz des Unternehmens; in einzelnen Bundesländern liegt die Aufgabe bei einer anderen Stelle. Ablauf und Umfang der Prüfung legt die zuständige Behörde im Einzelfall fest. Verlangt werden üblicherweise die Bewachungsverträge, die Liste des eingesetzten Personals, die Belehrungen, die Dienstanweisung mit Empfangsbescheinigung und der Versicherungsnachweis. Wer diese Unterlagen an einem Ort vorhält und auf Anforderung ausgeben kann, schließt die Prüfung in kurzer Zeit ab.

Kritisch sind zwei Punkte. Erstens Lücken im Personalteil: eine Wachperson, deren Beschäftigungsbeginn nicht dokumentiert ist, oder eine Belehrung, die niemand quittiert hat. Zweitens Aufzeichnungen, die erkennbar nachträglich entstanden sind – gleiche Handschrift, gleicher Stift, gleiches Datum für ein halbes Jahr. Gegen beides hilft dieselbe Maßnahme: die Angaben dort erfassen, wo sie anfallen, statt sie später aus der Erinnerung zu rekonstruieren.

Neben der Behörde prüft eine zweite Instanz: Ihr Auftraggeber. Er fragt nicht nach § 21 BewachV, sondern danach, ob am Freitag um 2:30 Uhr ein Sicherheitsmitarbeiter am Nordtor war. Diese Frage beantwortet kein Aktenordner, sondern ein Verlauf, der in dem Moment entstanden ist, in dem der Mitarbeiter dort stand. Sie wird häufiger gestellt als jede behördliche Frage – und an ihr entscheidet sich, ob der Auftrag verlängert wird.