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Lückenlose Dokumentation für Sicherheitsdienste

Digitales Wachbuch: jedes Ereignis mit Zeit, Ort und Beleg

Rundgänge, Kontrollpunkte, Ereignisse, Interventionen, Schlüssel, Fahrzeuge, Arbeitszeiten – elf Quellen schreiben in dasselbe Wachbuch. Jeder Eintrag trägt Zeitpunkt, Melder und die Zuordnung Unternehmen › Auftraggeber › Objekt. Was einmal eingetragen ist, bleibt erhalten.

  • Elf Quellen in einem Verlauf – kein zweites Buch für Schlüssel oder Fahrzeuge
  • Nichts verschwindet: gelöscht wird ein Konto, nicht das Geschehene
  • Standort und GPS-Genauigkeit an jedem Ereignis – nicht nur am Kontrollpunkt

Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

WKSGUARD TB
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Wachbuch
Rundgänge
Ereignisse
Objekte
Schlüssel
Dienstplan
Zeiten
Berichte
Wachbuch
ZeitpunktObjektVorgangMitarbeiter
16.08. 01:09Werk NordKontrollpunkt TrafostationT. Berger
16.08. 00:58Werk NordKontrollpunkt Halle 3 NordT. Berger
16.08. 00:51Werk NordEreignis Tor unverschlossenT. Berger
16.08. 00:42Werk NordRundgang begonnen NachtrundeT. Berger
15.08. 23:14Am FrohenhofSchlüssel ausgegeben (Bund 7)M. Kessler
15.08. 22:00Am FrohenhofArbeitszeit BeginnM. Kessler
Wachbuch im Portal: gefilterter Verlauf eines Objekts mit Ereignisarten
Server in Deutschland DSGVO-konform Android & iOS Aus dem Sicherheitsdienst entstanden

Worum es geht

Ein Verlauf statt fünf verschiedener Aufzeichnungen

Eine Reklamation zwei Wochen nach dem Vorfall: Der Schichtleiter erinnert sich anders als der Kollege der Frühschicht, im Ordner steht ein Satz ohne Uhrzeit, und das Foto der beschädigten Tür liegt auf einem privaten Telefon. Solche Situationen kosten Vertrauen – und im Zweifel den Auftrag.

Die Ursache ist nicht Nachlässigkeit, sondern die Verteilung des Geschehens auf fünf Stellen. Ein Wachbuch erfüllt seinen Zweck nur, wenn alles darin steht – auch die Schlüsselübergabe, die Fahrzeugübernahme und die Arbeitszeit. Dann beantwortet eine einzige Abfrage, was in dieser Nacht an diesem Objekt geschehen ist.

Der Ablauf

So funktioniert es

  1. Im Feld melden

    Der Sicherheitsmitarbeiter wählt die Ereignisart, beschreibt den Vorfall in wenigen Sätzen und fotografiert, was zu sehen ist. Ohne Netz wird der Eintrag auf dem Diensthandy gespeichert und später automatisch übertragen.

  2. Der Eintrag entsteht vollständig

    Zeitpunkt, Melder, Objekt, Standort mit Genauigkeit und Foto hängen am Eintrag, ohne dass jemand sie ergänzt. Parallel schreiben Rundgänge, Schlüssel, Fahrzeuge und Arbeitszeiten in denselben Verlauf.

  3. Im Portal filtern

    Zeitraum, Auftraggeber, Objekt, Ereignisart, Mitarbeiter – die Disposition grenzt den Verlauf auf die Frage ein, die gerade gestellt wird.

  4. Als Nachweis herausgeben

    Genau der gefilterte Ausschnitt wird zum PDF mit Ihrem Briefkopf. Der Auftraggeber erhält, was ihn betrifft – kein Sammelbericht, aus dem er die relevanten Zeilen selbst heraussuchen muss.

Was drinsteckt

Im Einzelnen

Elf Quellen, ein Verlauf

Rundgänge, Kontrollpunkte, Ereignisse, Interventionen, Fahrzeugübernahmen, Schlüssel, Dienstkleidung, Arbeitszeit, Aufgaben, Führerscheinkontrolle und Bereichszeiten stehen in einer Zeitleiste – nicht in elf getrennten Listen.

Nichts verschwindet

Einträge werden nie physisch gelöscht, sondern nur als gelöscht markiert und im Verlauf weiterhin angezeigt. Ein entferntes Konto nimmt seine Vorgänge nicht mit; an seiner Stelle steht „Ein entfernter Benutzer“. Der Nachweis bleibt lückenlos, auch nach Personalwechseln.

Jeder Eintrag ist eindeutig zugeordnet

An jeder Zeile steht die Zuordnung Unternehmen › Auftraggeber › Objekt. Bei mehreren Auftraggebern ist das die Voraussetzung für Berichte, die Sie ohne Nacharbeit versenden können.

Ereignisarten nach Ihrem Betrieb

Eigene Ereignisarten mit Icon, Farbe und Alarm-Kennzeichen, einzelnen Auftraggebern oder Objekten zugeordnet. Am Objekt steht nur zur Auswahl, was dort vorkommt – kurze Listen führen zu präzisen Meldungen.

Foto und Standort am Ereignis

Nicht nur der Kontrollpunkt trägt Koordinaten, sondern jedes Ereignis – mit der Genauigkeit, die das Gerät in diesem Moment hatte. Im Nachweis steht damit nicht nur, wann etwas gemeldet wurde, sondern auch von wo.

PDF genau des Ausschnitts

Was Sie gefiltert haben, wird exportiert: ein Objekt, ein Monat, eine Ereignisart. Für die eigene Ablage, für den Auftraggeber, für die Anfrage der Versicherung – ohne Nacharbeit in einer Tabelle.

In Ihrer Branche

Wo das besonders zählt

Wer für mehrere Auftraggeber arbeitet, braucht die saubere Trennung je Auftraggeber – damit im Bericht des einen nie der Vorfall des anderen steht. Im Facility Management kommt hinzu, dass Aufgaben und Kontrollen im selben Verlauf stehen wie die Ereignisse.

Häufige Fragen

Was uns dazu gefragt wird

Kann ein Eintrag nachträglich geändert oder entfernt werden?
Nein. Einträge im Wachbuch werden nicht physisch gelöscht, sondern nur als gelöscht markiert – sie bleiben im Bestand und im Verlauf sichtbar. Ein Nachweis ist nur belastbar, wenn sich nachträglich nichts spurlos entfernen lässt. Genau das stellt das Wachbuch gegenüber Auftraggebern, Versicherern und im Streitfall sicher.
Was steht im Wachbuch, wenn ein Mitarbeiter nicht mehr bei uns ist?
Der Eintrag bleibt, das Konto wird entfernt. Gelöscht wird der Zugang zum System, nicht das Geschehene – im Verlauf steht an dieser Stelle „Ein entfernter Benutzer“. Sie behalten den lückenlosen Verlauf des Objekts, ohne Personendaten ausgeschiedener Mitarbeiter dauerhaft im Portal zu führen.
Wie bekommt der Auftraggeber den Ausschnitt, der ihn betrifft?
Auf zwei Wegen. Sie filtern den Verlauf nach Zeitraum, Auftraggeber, Objekt, Ereignisart oder Mitarbeiter und geben genau diesen Ausschnitt als PDF heraus – mit Ihrem Briefkopf, auf Wunsch automatisch nach Zeitplan. Oder Ihr Auftraggeber erhält einen eigenen Zugang zum Kundenportal: Dort sieht er ausschließlich seine Objekte, lesend, ohne Mitarbeiternamen und ohne Fotos. Welche Bereiche er sieht, schalten Sie je Zugang frei. Berichte für Auftraggeber
Wie finden wir die Alarme zwischen tausend Einträgen?
Jede Ereignisart trägt ein Alarm-Kennzeichen. Ist es gesetzt, erscheint das Ereignis zusätzlich in einer eigenen Alarm-Ansicht – dort steht ausschließlich, was Sie selbst als Alarm eingestuft haben. Welche Ereignisarten das sind, legen Sie fest.
Können wir eigene Ereignisarten anlegen?
Ja – mit Bezeichnung, Icon, Farbe und Alarm-Kennzeichen. Ereignisarten lassen sich einzelnen Auftraggebern oder Objekten zuordnen, sodass am Krankenhaus andere Meldungen zur Auswahl stehen als auf der Baustelle. Kurze, passende Auswahllisten sorgen dafür, dass im Feld präzise gemeldet wird.
Ersetzt das digitale Wachbuch unser Buch auf Papier?
Dafür ist es gemacht: ein Verlauf statt Kladde, Zettel und Ordner, mit Zeitpunkt, Melder, Standort und Foto an jedem Eintrag – und als PDF für die Ablage und den Auftraggeber. Welche Aufzeichnungen Ihr Betrieb führen und wie lange er sie aufbewahren muss, hängt von Auftrag und Gewerberecht ab; die Grundlagen dazu finden Sie im Wissensbeitrag. Wachbuch: Pflicht, Inhalt, Aufbewahrung

Sehen Sie Ihr eigenes Objekt im Wachbuch

Legen Sie eines Ihrer Objekte und einen echten Rundgang an – in wenigen Minuten, wir gehen den Start mit Ihnen durch. Ihre Mitarbeiter laufen ihn im Dienst, und Sie sehen am selben Tag den fertigen Nachweis.

Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

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