Arbeitszeiterfassung: Was Sicherheitsdienste aufzeichnen müssen

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 (C-55/18) entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen wird. In Deutschland blieb danach mehrere Jahre offen, was daraus für den einzelnen Betrieb folgt, solange der Gesetzgeber nicht tätig wird.

Diese Frage hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) beantwortet: Bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes folgt nach geltendem Recht die Pflicht, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit erfasst werden – und zwar der gesamten geleisteten Arbeitszeit, nicht nur der Überstunden. Ob erfasst werden muss, steht seither nicht mehr zur Diskussion; offen ist allein die Form.

Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes, die die elektronische Erfassung ausdrücklich vorschreibt und die tägliche durch eine wöchentliche Höchstarbeitszeit ersetzt, ist seit Jahren angekündigt. Stand August 2026 liegt sie als Entwurf vor und ist nicht in Kraft; das Arbeitszeitgesetz gilt unverändert.

Nachtzeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist die Zeit von 23 bis 6 Uhr (§ 2 Abs. 3 ArbZG); Nachtarbeit ist jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden der Nachtzeit umfasst. Wer in Wechselschicht oder an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr Nachtarbeit leistet, ist Nachtarbeitnehmer. Im Revierdienst und im Objektschutz trifft das auf den Großteil der Sicherheitsmitarbeiter zu.

Daran knüpfen eigene Regeln an. Die werktägliche Arbeitszeit von Nachtarbeitnehmern darf acht Stunden nicht überschreiten; sie kann auf zehn Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt eines Kalendermonats oder von vier Wochen acht Stunden eingehalten werden (§ 6 Abs. 2 ArbZG). Das ist ein deutlich kürzerer Ausgleichszeitraum als nach der allgemeinen Regel des § 3 ArbZG – ein Fehler, der in Dienstplänen regelmäßig auftritt. Nachtarbeitnehmer haben zudem Anspruch auf arbeitsmedizinische Untersuchungen, regelmäßig alle drei Jahre und nach dem 50. Lebensjahr jährlich (§ 6 Abs. 3), sowie auf eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag, soweit keine tarifvertragliche Ausgleichsregelung besteht (§ 6 Abs. 5).

Ruhepausen und Ruhezeit gelten daneben unverändert: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit (§ 4 ArbZG) sowie mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit nach Dienstende (§ 5). Zur Bereitschaft: Arbeitsbereitschaft und Bereitschaftsdienst gelten arbeitszeitrechtlich als Arbeitszeit, Rufbereitschaft grundsätzlich nicht; die Vergütung ist eine davon getrennte Frage des Tarif- oder Arbeitsvertrags. Die steuerliche Behandlung von Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlägen nach § 3b EStG hängt an genau definierten Zeitfenstern: Ohne Aufzeichnung der tatsächlich in diesen Fenstern geleisteten Stunden lässt sich die Steuerfreiheit in einer Lohnsteuerprüfung nicht belegen. An dieser Stelle verursacht eine ungenaue Erfassung unmittelbare Kosten.

Kommen, Pause und Gehen stehen in der App und im Portal zur Verfügung. Hinzu kommen zwei Wege, bei denen niemand an die Erfassung denken muss: Die geplante Schicht kann die Zeit automatisch starten und beenden – oder ein Kontrollpunkt am Tor übernimmt die Funktion der Stempeluhr. Der erste erfasste Kontrollpunkt markiert dann den Dienstbeginn, der letzte das Dienstende, und die Stunden stehen ohne weitere Eingabe im Stundenzettel. Ein NFC-Chip benötigt dafür weder Strom noch Wartung. Auch die Arbeitszeit bei Interventionseinsätzen wird erfasst.

Gerechnet wird im Portal. Für Nacht, Sonntag und Feiertag legen Sie eigene Zeitfenster und Prozentsätze fest, mit einem Feiertagskalender je Unternehmen – die Feiertage unterscheiden sich je Bundesland, und Fronleichnam gilt nicht überall. Fällt eine Stunde in mehrere Fenster, etwa die Nacht auf einen Feiertag, wird sie mit dem höchsten Satz berechnet, nicht mit der Summe. Pausen kürzen die Zuschlagsstunden anteilig, nicht pauschal am Monatsende. Hinterlegte Pausenregeln greifen automatisch – je Mitarbeiter unterschiedlich, wenn die Verträge es vorsehen.

Für den Fall, dass das Ausstempeln vergessen wird – am Ende einer Nachtschicht kein seltener Fall –, gibt es eine Sicherung: Zeiten, die länger als 24 Stunden offen stehen, werden stündlich geschlossen, damit aus einem vergessenen Bedienschritt keine 90-Stunden-Woche wird. Der Mitarbeiter erhält beim nächsten Start der App den Hinweis, dass eine Zeit für ihn beendet wurde. Er erfährt es sofort, statt es Wochen später zu bestreiten.

Am eingestellten Tag des Monats wird der Stundenzettel um 06:00 Uhr automatisch versendet, sobald die Nachtschichten des Vormonats abgeschlossen sind: ein PDF je Mitarbeiter, jedes als eigener Anhang, alle in einer Nachricht an die hinterlegte Adresse Ihrer Lohnbuchhaltung – mit den Einzeltagen und getrennt ausgewiesenen Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden.