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Personalakte

Mitarbeiter, Qualifikationen und Nachweise verwalten

Sachkundenachweis, Unterweisung, Führerschein, Vertrag, Dienstkleidung: In WKSGuard ist alles am Mitarbeiter hinterlegt – mit Erwerbs- und Ablaufdatum und dem Beleg als Datei. Fragt ein Auftraggeber nach Nachweisen, öffnen Sie eine Akte statt eines Ordners.

  • Qualifikationen mit Ablaufdatum und hinterlegter Urkunde – etwa der IHK-Nachweis zur Sachkunde nach § 34a
  • Warnung vor Vertragsende auf dem Dashboard und als tägliche E-Mail
  • Jede Feldänderung mit Bearbeiter und Zeitpunkt protokolliert
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Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

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ObjektKundeRundgängeLetzter Besuch
Werk NordBeispiel Industrie GmbH216.08. 01:09
Am FrohenhofWohnbau Kassel eG115.08. 23:41
Baufeld SüdHochtief Region Mitte115.08. 02:20
Kita LindenhofStadt Fuldabrück114.08. 22:07
Umspannwerk OstEnergieNetz Hessen314.08. 03:55
Benutzerakte mit den Reitern Vertrag, Qualifikationen und Protokoll
Server in Deutschland DSGVO-konform Android & iOS Aus dem Sicherheitsdienst entstanden

Worum es geht

Nachweise auf Abruf – für Ausschreibung, Auftraggeber und Prüfung

Ein Auftraggeber verlangt für die Ausschreibung die Sachkundenachweise aller Kräfte, die auf seinem Gelände eingesetzt werden. Dazu die Frage, wann die letzte Unterweisung stattfand und ob der Fahrer für morgen früh seinen Führerschein zuletzt vor drei Monaten oder vor drei Jahren vorgelegt hat.

Mit WKSGuard beantworten Sie solche Fragen in Minuten. Alle Nachweise liegen am Mitarbeiter – nicht verteilt auf Ordner, Tabellen und Postfächer. Sie sehen auf einen Blick, wer welche Qualifikation hat, seit wann und bis wann – mit dem Beleg daneben.

Der Ablauf

So funktioniert es

  1. Die Akte anlegen

    Ein Mitarbeiter, eine Akte, darin die Reiter Stammdaten, Vertrag, Qualifikationen, Abwesenheiten und Urlaub, Ausrüstung, Änderungsprotokoll. Jede Angabe liegt genau an einer Stelle.

  2. Qualifikation zuweisen

    Aus Ihrem Katalog wählen, Erwerbsdatum und – wo vorhanden – Ablaufdatum eintragen, Beleg hochladen. Ein Foto der IHK-Urkunde genügt. Entscheidend ist, dass der Beleg beim Mitarbeiter liegt und dort jederzeit abrufbar ist.

  3. Vertragsdaten und Vorlauf einstellen

    Zum Vertrag gehören Mindest- und Höchststunden, Stundenlohn, Einstellungsdatum, Vertragsende und der Vorlauf für die Warnung. Ab diesem Zeitpunkt erscheint die Warnung auf dem Dashboard und kommt zusätzlich täglich per E-Mail.

  4. Nachweis abrufen

    Akte öffnen: Wer hat welche Qualifikation, seit wann, bis wann, mit welchem Beleg. Ist eine Angabe strittig, zeigt das Änderungsprotokoll, wer sie wann gesetzt hat.

Was drinsteckt

Im Einzelnen

Qualifikationen mit Beleg

Ein Katalog Ihrer Qualifikationsarten – Sachkunde nach § 34a, Unterrichtung, Ersthelfer, Brandschutzhelfer und weitere – und je Mitarbeiter die Zuweisung mit Erwerbsdatum, Ablaufdatum und hinterlegter Urkunde. Der Nachweis ist das Dokument selbst, nicht nur ein Eintrag in einer Liste.

Vertragsdaten mit Warnung

Mindest- und Höchststunden, Stundenlohn, Einstellungsdatum, Vertragsende, Erinnerungsvorlauf. Ein befristeter Vertrag, der unbemerkt ausläuft, ist teuer – deshalb warnt WKSGuard zweifach: im Portal und per täglicher E-Mail.

Änderungsprotokoll

Jede geänderte Angabe wird mit altem Wert, neuem Wert, Bearbeiter und Zeitpunkt festgehalten. Das Protokoll bleibt lesbar, auch wenn der Mitarbeiter längst ausgeschieden ist – und beantwortet Rückfragen ohne Diskussion.

Dienstkleidung und Ausrüstung

Ein Katalog mit Bestand, dazu Ausgabe und Rücknahme je Mitarbeiter mit Größe und Menge. Beim Austritt steht fest, welche Jacken, Funkgeräte und Warnwesten zurückzugeben sind.

Führerschein-Kontrolle

Je Fahrer ein Prüfintervall mit Erinnerung. Die Kontrolle selbst erledigt die Einsatzleitung mit dem Diensthandy: Führerschein fotografieren, fertig – der Vorgang wird im Wachbuch dokumentiert und ist später auffindbar. Zubuchbares Modul, 8,90 € je Mitarbeiter und Monat.

Rollen, Rechte und Teams

22 Bereiche, je Bereich getrennt „sehen“ und „bearbeiten“, frei kombinierbar. Teams bündeln Mitglieder, Rollen und Zuständigkeiten für Auftraggeber, Objekte oder Niederlassungen – wer für Kassel zuständig ist, sieht Kassel.

Greift ineinander

Passt zusammen mit

Einsatzplanung

Schichten planen und besetzen, Abwesenheiten genehmigen – der Plan liegt sofort auf dem Telefon.

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Zeiterfassung

Kommen und Gehen am Objekt, Zuschläge und Pausen automatisch, Stundenzettel an die Lohnbuchhaltung.

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Digitales Wachbuch

Jedes Ereignis mit Zeit, Ort, Foto und Melder – nachträglich unveränderbar.

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In Ihrer Branche

Wo das besonders zählt

Je mehr Auftraggeber, desto häufiger die Frage nach Nachweisen – meist kurzfristig und vor einer Ausschreibung. Im Veranstaltungsschutz kommt hinzu, dass für einzelne Posten bestimmte Qualifikationen vorgeschrieben sind und vor dem Einsatz feststehen muss, wer sie mitbringt.

Sicherheits- und Bewachungsdienste

Objektschutz und Standwache mit mehreren Auftraggebern, sauber getrennt.

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Veranstaltungsschutz

Viele Kräfte auf einmal einteilen, Qualifikationen prüfen, Posten belegen.

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Häufige Fragen

Was uns dazu gefragt wird

Woran erinnert das System automatisch?
An das Vertragsende: Mit dem Vorlauf, den Sie je Mitarbeiter festlegen, erscheint eine Warnung auf dem Dashboard und zusätzlich als tägliche E-Mail. Die Führerschein-Kontrolle meldet sich über ihr Prüfintervall. Ablaufdaten von Qualifikationen stehen in der Akte und in der Übersicht – vor einer Ausschreibung prüfen Sie sie dort auf einen Blick.
Was passiert mit den Nachweisen, wenn wir eine Qualifikationsart löschen?
Sie bleiben erhalten. Eine gelöschte Qualifikationsart entfernt die zugewiesenen Nachweise nicht, und auch ein ausgeschiedener Mitarbeiter bleibt im Protokoll lesbar. Ein Nachweis, der durch das Löschen einer Stammdatenzeile verschwinden könnte, wäre als Nachweis wertlos.
Wer darf in der Akte was sehen?
Das steuern Sie über Rollen: 22 Bereiche, je Bereich getrennt „sehen“ und „bearbeiten“, frei kombinierbar. Ein Schichtleiter sieht so den Dienstplan seines Teams, ohne Zugriff auf Stundenlöhne oder Verträge. Teams setzen die zweite Grenze: Zuständigkeiten für bestimmte Auftraggeber, Objekte oder Niederlassungen.
Können wir steuern, wer die App benutzen darf?
Ja, je Benutzer über fünf Schalter – vom App-Zugang insgesamt bis zu einzelnen Bereichen darin. Dazu kommt die Gerätefreigabe: Ein unbekanntes Diensthandy trägt sich beim ersten Anmeldeversuch in eine Warteliste ein und erhält erst Zugang, wenn Sie es freigeben. die App für Android und iOS
Lässt sich nachvollziehen, wer eine Angabe geändert hat?
Ja. Jede Feldänderung in der Akte wird protokolliert: alter Wert, neuer Wert, Bearbeiter und Zeitpunkt. Bei Fragen zu einer Kündigungsfrist oder zur Gültigkeit eines Stundenlohns liefert das Protokoll die Antwort – belegt statt erinnert.
Was kostet die Führerschein-Kontrolle?
Sie ist ein Zusatzmodul: 8,90 € je Mitarbeiter und Monat, monatlich kündbar – Sie buchen es nur für die Fahrer. Die Personalakte selbst, Qualifikationen mit Belegen, Verträge, Ausrüstung, Rollen und Teams gehören zum Grundpaket. Preise und Rechner

Sehen Sie es an Ihren eigenen Objekten

Legen Sie eines Ihrer Objekte und einen echten Rundgang an – in wenigen Minuten, wir gehen den Start mit Ihnen durch. Ihre Mitarbeiter laufen ihn im Dienst, und Sie sehen am selben Tag den fertigen Nachweis.

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Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

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