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Facility Management und Gebäudedienste

Kontrollgänge und Wartungsrundgänge im Facility Management

Im Gebäudemanagement ist der Rundgang mehr als eine Kontrolle: Der Techniker prüft den Heizungsdruck, kontrolliert den Notausgang, hakt die Beleuchtung ab – und Eigentümer wie Mieter erwarten den Nachweis schriftlich. WKSGuard dokumentiert Kontrolle und Erledigung in einem Durchgang.

  • Kontrolle und Aufgabenerledigung in derselben Runde – ein System statt zwei
  • Erledigung mit Notiz, Uhrzeit und Namen – nicht nur ein Haken
  • Schlüssel über viele Liegenschaften, mit Freigabe für die Übergabe an Dritte
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Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

WKSGUARD TB
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Objekte
Schlüssel
Dienstplan
Zeiten
Berichte
Wachbuch
ZeitpunktObjektVorgangMitarbeiter
16.08. 01:09Werk NordKontrollpunkt TrafostationT. Berger
16.08. 00:58Werk NordKontrollpunkt Halle 3 NordT. Berger
16.08. 00:51Werk NordEreignis Tor unverschlossenT. Berger
16.08. 00:42Werk NordRundgang begonnen NachtrundeT. Berger
15.08. 23:14Am FrohenhofSchlüssel ausgegeben (Bund 7)M. Kessler
15.08. 22:00Am FrohenhofArbeitszeit BeginnM. Kessler
Liegenschaft mit Kontrollpunkten in Technikraum und Tiefgarage
Server in Deutschland DSGVO-konform Android & iOS Aus dem Sicherheitsdienst entstanden

Worum es geht

Der Rundgang, bei dem auch gearbeitet wird

Ein Sicherheitsdienst stellt fest. Im Gebäudemanagement wird zusätzlich erledigt: Zählerstand ablesen, Notausgang freiräumen, Filter wechseln, Streusalz nachfüllen. Wer beides trennt – die Runde in einer App, die Aufgabenliste auf dem Klemmbrett – überträgt am Abend alles ein zweites Mal, und in dieser Abschrift entstehen die Fehler. WKSGuard erfasst Kontrollpunkt, Aufgabe und Notiz in einem Schritt.

Hinzu kommen die Schlüssel. Bei vierzig Liegenschaften hängen mehrere hundert am Brett, und regelmäßig geht einer für einen Nachmittag an einen Handwerker. Wenn abends niemand weiß, wer ihn hat, ist das im Schadensfall eine Haftungsfrage. Mit WKSGuard ist jede Ausgabe und Rückgabe mit Zeitstempel und Namen belegt.

Der Ablauf

So funktioniert es

  1. Liegenschaften anlegen

    Je Liegenschaft ein Objekt, mit Eigentümer oder Verwaltung als Auftraggeber, Ansprechpartnern und Schlüsseln. Kontrollpunkte setzen Sie an Technikraum, Dach, Tiefgarage, Aufzug und Notausgang – sie gehören zum Objekt und dienen Kontrollrunde wie Wartungsrunde.

  2. Aufgaben hinterlegen

    Was an einer Liegenschaft regelmäßig zu tun ist, hinterlegen Sie als Aufgabe – je Objekt oder für alle Objekte eines Auftraggebers. Die App zeigt sie dem Techniker vor Ort; eine Liste auf Papier braucht er nicht mehr.

  3. Runde gehen und erledigen

    Kontrollpunkt erfassen, Aufgabe erledigen, Notiz ergänzen. Ist etwas defekt, entsteht daraus ein Ereignis mit Foto und Standort – die Meldung an die Verwaltung ist belegt, nicht nur erwähnt.

  4. Nachweis übergeben

    Eigentümer, Verwaltung und auf Wunsch der Mieterbeirat erhalten den Bericht als PDF mit Ihrem Briefkopf, nach Zeitplan. Was in der Runde erledigt wurde, steht darin mit Uhrzeit – einschließlich der Notiz.

Was drinsteckt

Was in dieser Branche anders ist

Kontrolle und Wartung in einer Runde

Derselbe Kontrollpunkt trägt beides: den Nachweis, dass jemand vor Ort war, und die Aufgabe, die dort zu erledigen ist. Da Kontrollpunkte zum Objekt gehören und nicht zur Runde, nutzen Kontrollgang, Wartungsgang und Winterdienstrunde dieselben Chips.

Erledigung mit Notiz

Festgehalten werden Zeitpunkt, Mitarbeiter und ein freier Text. Der Unterschied zwischen „erledigt“ und „erledigt, Filter war zugesetzt, Ersatz bestellt“ ist genau das, was die Verwaltung sechs Wochen später wissen will.

Schlüssel für viele Liegenschaften

Jeder Schlüssel mit Nummer und Bezeichnung, zugeordnet zu einem Objekt oder zu allen Objekten einer Verwaltung. Jede Ausgabe und Rückgabe erhält Zeitstempel und Namen; je Schlüssel ist hinterlegt, ob eine Übergabe an Dritte zulässig ist.

Mehrere Empfänger für denselben Nachweis

Der Eigentümer will die Zusammenfassung, die Hausverwaltung die Einzelheiten ihrer Liegenschaft. Berichte werden je Auftraggeber, Objekt und Zeitraum erzeugt, mit mehreren Empfängern und eigenem Zeitplan – niemand leitet PDFs von Hand weiter. Im Kundenportal ruft die Verwaltung Rundgänge und Berichte zusätzlich selbst ab.

Wo GPS nicht ausreicht

Tiefgarage, Keller, Aufzugsmaschinenraum: Dort gibt es keinen brauchbaren Satellitenempfang. Dafür sind die NFC-Chips da. Oberirdisch und auf weitläufigen Arealen genügt die frei gezeichnete Fläche – beides lässt sich in einer Runde kombinieren.

Wer welche Liegenschaft sieht

Objektbetreuer und Hausmeister sehen über Zuständigkeiten genau ihre Liegenschaften, die Objektleitung sieht alle. Das hält die Auswahl in der App kurz und verhindert Erfassungen am falschen Objekt.

Greift ineinander

Passt zusammen mit

Rundgangkontrolle

Kontrollpunkte per NFC-Chip oder automatisch per GPS-Nähe – ohne dass jemand einen Knopf drückt.

Mehr dazu

Schlüsselverwaltung

Wer hat welchen Schlüssel, seit wann – jede Übergabe mit Zeitstempel.

Mehr dazu

Berichte & Nachweise

Ereignis- und Rundgangberichte als PDF mit Ihrem Briefkopf – nach Zeitplan versendet, Rechnungsentwürfe an Lexoffice.

Mehr dazu

Häufige Fragen

Was uns dazu gefragt wird

Ersetzt WKSGuard unsere CAFM-Software?
Nein. WKSGuard dokumentiert, was vor Ort geschieht: Rundgänge, Kontrollpunkte, Aufgabenerledigungen, Ereignisse, Schlüssel und Zeiten. Wartungspläne mit Anlagenstammdaten, Ersatzteilwirtschaft und Instandhaltungsaufträge bleiben Aufgabe eines CAFM-Systems. Eine Schnittstelle dorthin bietet WKSGuard derzeit nicht.
Können wir je Liegenschaft unterschiedliche Aufgaben vorgeben?
Ja. Aufgaben hängen entweder an einem einzelnen Objekt oder an einem Auftraggeber und gelten dann für alle seine Liegenschaften. Das Bürohaus erhält seine Liste, das Wohnquartier eine andere – und was für alle Objekte einer Verwaltung gilt, pflegen Sie an einer Stelle.
Ein Handwerker holt einen Schlüssel ab. Wie halten wir das fest?
Je Schlüssel ist hinterlegt, ob eine Übergabe an Dritte erlaubt ist. Die Ausgabe wird mit Zeitpunkt, ausgebendem Mitarbeiter und Notiz erfasst, die Rückgabe ebenso; bis dahin gilt der Schlüssel als ausgegeben. Eine Liste zeigt jederzeit, welche Schlüssel nicht am Brett hängen. Schlüsselverwaltung
Wie weisen wir gegenüber dem Mieter nach, dass kontrolliert wurde?
Mit dem Rundgangbericht für den betreffenden Zeitraum: Er führt jeden erfassten Kontrollpunkt mit Uhrzeit auf, dazu die erledigten Aufgaben und die gemeldeten Ereignisse mit Foto. Als PDF mit Ihrem Briefkopf ist er ein Dokument, das auch vor der Eigentümerversammlung Bestand hat.
In der Tiefgarage hat das Telefon keinen Empfang. Wird der Punkt trotzdem erfasst?
Ja. Die Erfassung läuft über den NFC-Chip, der weder Mobilfunk noch Satellitenempfang braucht. Sie wird auf dem Diensthandy gespeichert und übertragen, sobald wieder Empfang besteht – spätestens, wenn der Techniker die Rampe hinauffährt. Für den Bericht zählt die Uhrzeit vor Ort, nicht die der Übertragung.

Sehen Sie es an einer Ihrer Liegenschaften

Legen Sie eines Ihrer Objekte und einen echten Rundgang an – in wenigen Minuten, wir gehen den Start mit Ihnen durch. Ihre Mitarbeiter laufen ihn im Dienst, und Sie sehen am selben Tag den fertigen Nachweis.

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