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Nachweise

Berichte und Nachweise für Ihre Auftraggeber

Einen Wachbericht erstellen Sie in WKSGuard genau einmal: Sie legen fest, was darin steht, für welche Objekte er gilt und wann er versendet wird. Danach kommt er automatisch – als PDF mit Ihrem Briefkopf an die hinterlegten Empfänger, täglich, wöchentlich oder monatlich.

  • Zwei Berichtsarten: Ereignisse und Rundgangerledigung – mit frei gewählten Spalten
  • Versand täglich, wöchentlich oder monatlich zur festgelegten Uhrzeit
  • Eigener Briefkopf mit Logo, Anschrift und Projektnummer

Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

Mustermann Sicherheit GmbHEderweg 8 · 34277 Fuldabrück
Ereignisbericht · 01.08. – 15.08.2026 · Werk Nord
ZeitpunktBereichKontrollpunktEreignisart
16.08. 00:51Werk NordHalle 3 NordTor unverschlossen
14.08. 02:38Werk NordTrafostationBeleuchtung defekt
12.08. 23:59Werk NordHaupttorKontrolle o. B.
09.08. 01:14Werk NordLager WestFremdes Fahrzeug
Projekt-Nr. 4711 · Seite 1 von 2
Ereignisbericht als PDF mit Briefkopf und Spaltenauswahl
Server in Deutschland DSGVO-konform Android & iOS Aus dem Sicherheitsdienst entstanden

Worum es geht

Nachweis für den Auftraggeber – ohne Handarbeit am Monatsende

Wer bezahlt, will sehen, wofür. Ohne System bedeutet das: Daten zusammensuchen, in eine Tabelle übertragen, Logo einfügen, als PDF speichern, per E-Mail versenden. Jeden Monat, für jedes Objekt, von Hand – häufig unter Zeitdruck.

Mit WKSGuard entfällt diese Arbeit, der Nachweis bleibt. Er entsteht aus den Daten, die im Dienst ohnehin anfallen: jeder Rundgang, jedes Ereignis, jede Uhrzeit. Sie legen einmal fest, was Ihr Auftraggeber zu sehen bekommt – und er bekommt es pünktlich, vollständig und in einheitlicher Form.

Der Ablauf

So funktioniert es

  1. Bericht anlegen

    Berichtsart wählen – Ereignisse oder Rundgangerledigung – und die Spalten festlegen, die Ihr Auftraggeber sehen soll. Jede Art behält ihre eigene Spaltenauswahl; so erstellen Sie einen Wachbericht in wenigen Klicks.

  2. Umfang und Zeitraum festlegen

    Das ganze Unternehmen, ausgewählte Auftraggeber oder einzelne Objekte. Dazu der Zeitraum: gestern, letzte Woche, letzte zwei Wochen, laufender oder letzter Monat – oder frei gewählt.

  3. Vorschau prüfen

    Bevor der Bericht zum ersten Mal versendet wird, sehen Sie ihn im Portal genau so, wie ihn der Empfänger erhält. Eine überflüssige Spalte oder eine falsche Reihenfolge fällt hier auf – nicht beim Auftraggeber.

  4. Empfänger und Zeitplan eintragen

    Täglich, wöchentlich oder monatlich zur festgelegten Uhrzeit, an Portal-Benutzer und an beliebige E-Mail-Adressen. Für weitere Objekte kopieren Sie den Bericht und tauschen das Objekt – fertig.

Was drinsteckt

Im Einzelnen

Zwei Berichtsarten, ein Aufbau

Ereignisberichte zeigen, was passiert ist. Die Rundgangerledigung zeigt, was kontrolliert wurde – mit Beginn, Ende, Dauer, Mitarbeiter, Gerät und dem Status: erfasste Punkte gegenüber Pflichtpunkten. Beide Arten werden gleich eingerichtet und gleich versendet.

Spalten wählen und anordnen

Zeitpunkt, Auftraggeber, Bereich, Kontrollpunkt, Ereignisart, Bemerkung, Bild: Sie bestimmen, was im Bericht steht und in welcher Reihenfolge. Die Spalte, auf die Ihr Auftraggeber zuerst schaut, steht vorn.

Koordinaten – standardmäßig aus

Der Standort kann als Spalte mitlaufen; jeder Wert ist anklickbar und öffnet die Stelle in Google Maps. Standardmäßig ist die Spalte ausgeschaltet. Wo ein Nachweis den Standort braucht, schalten Sie sie gezielt ein.

Kundenportal für Auftraggeber

Ihr Auftraggeber erhält einen eigenen Zugang und sieht lesend seine Objekte: Lagebild, Rundgänge, Ereignisse, Berichte, Einsatzprotokolle und Schlüsselverzeichnis – ohne Mitarbeiternamen und Fotos. Welche Bereiche sichtbar sind, schalten Sie je Zugang frei.

Videos für den Auftraggeber

Im Bereich „Dateien" stellen Sie Ihrem Auftraggeber Videoaufnahmen bereit – je Kunde oder gezielt je Objekt, sodass ein Ansprechpartner nur die Aufnahmen seiner eigenen Objekte sieht. Er kann sie im Kundenzugang ansehen und herunterladen. Hochgeladen werden sie per FTP/SFTP, weil Videodateien für den Weg über den Browser zu groß sind; nach drei Monaten räumt der Server sie selbsttätig weg.

Versand nach Zeitplan

Täglich, wöchentlich oder monatlich zur festgelegten Uhrzeit, als PDF im Anhang, an Portal-Benutzer und beliebige E-Mail-Adressen. Fällt ein Versandlauf aus, wird er automatisch nachgeholt.

Rechnungsentwürfe an Lexoffice

Was dokumentiert ist, lässt sich abrechnen: WKSGuard erzeugt monatlich je Auftraggeber einen Rechnungsentwurf in Lexoffice – Stunden aus dem Dienstplan, Pauschalen je Kontrollfahrt oder Monat, dazu Interventionspauschalen. Festgeschrieben und versendet wird die Rechnung in Lexoffice.

Ihr Briefkopf, Ihre Projektnummer

Logo und Anschrift stehen auf jedem Bericht, dazu die Projekt- oder Auftragsnummer, unter der Ihr Auftraggeber den Auftrag führt. Übernimmt der Empfänger den Bericht in eigene Unterlagen, lässt sich der Briefkopf abschalten.

In Ihrer Branche

Wo das besonders zählt

Auf der Baustelle ist der Bericht oft der einzige Berührungspunkt mit dem Bauherrn: Er sieht Ihre Sicherheitsmitarbeiter nie, er sieht das PDF. Im Facility Management zählt, dass Kontroll- und Wartungsgänge je Objekt getrennt nachweisbar bleiben – auch Monate später.

Häufige Fragen

Was uns dazu gefragt wird

Bekommt unser Auftraggeber einen Zugang zum Portal?
Ja. Über das Kundenportal erhält Ihr Auftraggeber einen eigenen Login und sieht ausschließlich seine eigenen Objekte – lesend: Lagebild, Rundgänge, Ereignisse, Berichte, Einsatzprotokolle und Schlüsselverzeichnis. Namen Ihrer Mitarbeiter und Fotos bleiben ausgeblendet. Welche Bereiche ein Zugang sieht, schalten Sie je Zugang frei. Den Bericht als PDF per E-Mail erhält er zusätzlich, wenn Sie das so einrichten. Im Bereich „Dateien" können Sie ihm außerdem Videoaufnahmen bereitstellen – je Kunde oder je Objekt.
Wir haben zwanzig Objekte mit demselben Bericht. Alles einzeln einrichten?
Nein. Ein bestehender Bericht lässt sich kopieren; Sie ändern nur Objekt und Empfänger. In der Praxis unterscheiden sich Berichte selten im Aufbau, sondern darin, für wen sie gelten – der zweite Bericht steht damit in unter einer Minute.
Können wir einen Bericht auch einmalig für einen bestimmten Zeitraum ziehen?
Ja. Neben den Vorgaben gestern, letzte Woche, letzte zwei Wochen sowie laufender und letzter Monat wählen Sie den Zeitraum frei – etwa vom 1. bis zum 14., wenn der Auftraggeber genau dazu eine Frage hat. Ein Zeitplan ist dafür nicht nötig: Sie prüfen das Ergebnis in der Vorschau und versenden es direkt von dort.
Stehen die Koordinaten mit im Bericht?
Nur wenn Sie die Spalte einschalten – standardmäßig ist sie aus. Eingeschaltet ist jeder Wert anklickbar und öffnet die Stelle in Google Maps. Das ist ein starker Nachweis und zugleich mitbestimmungsrelevant; deshalb entscheiden Sie je Bericht, ob die Spalte erscheint. GPS-Ortung von Mitarbeitern: was erlaubt ist
Welche Nachweise gibt es außer diesen beiden Berichten?
Den Stundennachweis, das Rundgangsprotokoll für einen einzelnen Durchgang, das Interventionsprotokoll mit Unterschrift und den Export des Wachbuchs. Alles als PDF, alles aus denselben Daten. digitales Wachbuch · Interventionen dokumentieren
Was kostet das?
Berichte gehören zum Grundpaket, ebenso der Versand nach Zeitplan. Briefkopf, Logo, Anschrift und Projektnummer stellen Sie je Bericht ein. Wer zusätzlich Portal und Anmeldung in den eigenen Farben möchte, bucht White Label – 65,00 € pauschal im Monat, unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Preise und Rechner

Sehen Sie den Bericht, den Ihr Auftraggeber erhält

Legen Sie eines Ihrer Objekte und einen echten Rundgang an – in wenigen Minuten, wir gehen den Start mit Ihnen durch. Ihre Mitarbeiter laufen ihn im Dienst, und Sie sehen am selben Tag den fertigen Nachweis.

Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

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