Zum Inhalt springen
WKSGUARD +49 561 850 18 217
Anmelden
Für das eigene Personal
Mitarbeiter-Portal
Für Ihre Auftraggeber
Kundenportal
Demo anfordern

Bestand, Übergabe, Rückgabe

Schlüsselverwaltung: jede Übergabe nachvollziehbar

Wer hat den Schlüssel für das Nordtor, seit wann, und von wem hat er ihn erhalten? WKSGuard führt den Bestand mit Nummer und Beschreibung, ordnet jeden Schlüssel seinen Auftraggebern und Objekten zu und protokolliert jede Übergabe – im Portal und aus der App heraus, auf beiden Wegen in dasselbe Protokoll.

  • Jede Übergabe und Rückgabe mit Zeitpunkt, Empfänger und übergebender Person
  • Fremdübergabe von Kollege zu Kollege – je Schlüssel freigebbar
  • Auf dem Dashboard sichtbar, wie viele Schlüssel aktuell ausgegeben sind

Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

WKSGUARD TB
Dashboard
Wachbuch
Rundgänge
Ereignisse
Objekte
Schlüssel
Dienstplan
Zeiten
Berichte
Schlüssel
BundObjektAusgegebenZurückStatus
Bund 7Am Frohenhof15.08. 23:14—draußen
Bund 2Werk Nord15.08. 21:5516.08. 06:02zurück
Bund 11Baufeld Süd14.08. 19:3015.08. 05:48zurück
Bund 3Kita Lindenhof14.08. 18:1015.08. 06:15zurück
Bund 9Werk Nord13.08. 22:0414.08. 05:59zurück
Schlüsselprotokoll im Portal: Ausgaben, Rückgaben und offener Bestand
Server in Deutschland DSGVO-konform Android & iOS Aus dem Sicherheitsdienst entstanden

Worum es geht

Ein Schlüsselverzeichnis, das dem aktuellen Stand entspricht

Ein Auftraggeber beendet die Objektbetreuung, und Sie sollen alle Schlüssel zurückgeben. Zwei liegen im Tresor, einer ist im Streifenfahrzeug, und beim vierten endet die Spur bei einem Mitarbeiter, der im Frühjahr ausgeschieden ist. Die Liste im Ordner wurde zuletzt vor zwei Jahren aktualisiert.

Der Verlust eines Generalschlüssels kostet nicht den Schlüssel, sondern die Schließanlage – und ohne Nachweis, wer ihn zuletzt hatte, führen Sie das Gespräch mit dem Auftraggeber aus der schwächeren Position. Deshalb entsteht die Übergabekette in WKSGuard bei jeder Übergabe automatisch, statt beim Jahresabgleich rekonstruiert zu werden.

Der Ablauf

So funktioniert es

  1. Bestand anlegen

    Sie erfassen je Schlüssel Bezeichnung, Nummer und Beschreibung sowie die Auftraggeber und Objekte, zu denen er gehört. Ein Schlüssel darf mehreren Objekten zugeordnet sein – Schließanlagen halten sich nicht an Objektgrenzen.

  2. Ausgeben

    Die Ausgabe erfolgt im Portal an der Ausgabestelle oder direkt aus der App am Objekt. In beiden Fällen werden Zeitpunkt, Empfänger und übergebende Person ohne zusätzliche Eingabe protokolliert.

  3. Weitergeben, wo es erlaubt ist

    Bei der Schichtübergabe wechselt der Schlüssel direkt zum Kollegen – sofern für diesen Schlüssel eine Fremdübergabe freigegeben ist. Die Übergabekette bleibt dabei geschlossen.

  4. Zurücknehmen und nachweisen

    Die Rückgabe schließt den Vorgang ab. Offene Ausgaben stehen in der Übersicht und als Kennzahl auf dem Dashboard; der gesamte Verlauf lässt sich als Nachweis herausgeben.

Was drinsteckt

Im Einzelnen

Bestand mit Nummer und Beschreibung

Jeder Schlüssel wird einmal geführt: Bezeichnung, Nummer, Beschreibung. Damit ist eindeutig, welcher Schlüssel gemeint ist – bei der Ausgabe, bei der Rückgabe und bei der Nachfrage des Auftraggebers.

Ein Schlüssel, mehrere Objekte

Auftraggeber und Objekte werden dem Schlüssel zugeordnet, nicht umgekehrt. Ein Schlüssel, der in vier Häuser passt, steht einmal im Bestand und erscheint trotzdem bei jedem der vier Objekte.

Übergabe im Portal und in der App

Die Disposition gibt am Schreibtisch aus, der Schichtleiter am Objekt – beide Wege schreiben in dasselbe Protokoll. Auch Übergaben außerhalb der Bürozeiten sind damit lückenlos dokumentiert.

Fremdübergabe, wo sie gewollt ist

Je Schlüssel entscheiden Sie, ob er direkt an einen Kollegen weitergegeben werden darf. So bilden Sie die Schichtübergabe ab, ohne dass der Generalschlüssel denselben kurzen Weg nimmt.

Protokoll statt Erinnerung

Wer hat wann welchen Schlüssel erhalten, von wem, und wann kam er zurück – lückenlos, auch über Personalwechsel hinweg. Der Verlauf steht zugleich im Wachbuch, in derselben Zeitleiste wie Rundgänge und Ereignisse.

Offener Bestand auf einen Blick

Die Zahl der ausgegebenen Schlüssel steht als Kennzahl auf dem Dashboard – Sie sehen den Stand täglich, ohne einen Abgleich anzusetzen. Im Kundenportal kann Ihr Auftraggeber das Schlüsselverzeichnis seiner Objekte einsehen, lesend und nur, wenn Sie diesen Bereich für ihn freischalten.

In Ihrer Branche

Wo das besonders zählt

Im Facility Management hängen an einem Objekt schnell dreißig Schlüssel und ebenso viele Handwerkertermine. Im Werkschutz ist es umgekehrt: wenige Schlüssel, deren Verlust jedoch die halbe Schließanlage kosten kann.

Häufige Fragen

Was uns dazu gefragt wird

Was ist eine Fremdübergabe, und warum muss man sie erlauben?
Eine Übergabe direkt von Kollege zu Kollege, ohne Umweg über die Ausgabestelle – bei der Schichtübergabe am Objekt der Normalfall. Erlaubt wird sie je Schlüssel: für den Toröffner einer Baustelle sinnvoll, für den Generalschlüssel eines Rechenzentrums nicht. Ist sie nicht erlaubt, führt der Weg über die Ausgabestelle.
Wie sehen wir, was am Monatsende noch draußen ist?
Das Dashboard zeigt die Zahl der ausgegebenen Schlüssel als eigene Kennzahl. Ein Klick weiter steht die Liste: welcher Schlüssel, bei wem, seit wann. Ein Schlüssel, der formal noch bei einem ausgeschiedenen Mitarbeiter steht, fällt damit auf, bevor der Auftraggeber danach fragt.
Brauchen wir dafür einen elektronischen Schlüsselschrank?
Nein. WKSGuard führt den Nachweis, nicht den Schrank: Bestand, Zuordnung zu Auftraggebern und Objekten, Übergabe, Rückgabe, Protokoll. Ihre Schlüssel bleiben, wo sie heute sind – mit dem Unterschied, dass jederzeit belegbar ist, wer welchen Schlüssel hat.
Ein Schlüssel passt zu mehreren Objekten – lässt sich das abbilden?
Ja. Einem Schlüssel lassen sich mehrere Auftraggeber und Objekte zuordnen. Der Schließanlagen-Schlüssel für vier Häuser desselben Wohnungsunternehmens wird einmal geführt und erscheint bei allen vier Objekten – statt viermal im Bestand zu stehen.
Was tun wir, wenn ein Schlüssel verloren geht?
Zuerst zählt, wer ihn zuletzt hatte. Das steht im Protokoll mit Zeitpunkt und übergebender Person – auch dann noch, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen längst verlassen hat. Den Verlust melden Sie als Ereignis: Er hängt damit am Objekt, mit Foto, Standort und Uhrzeit, in derselben Zeitleiste wie die Übergaben. digitales Wachbuch
Woher kommt die Schlüsselnummer, die im Einsatz angezeigt wird?
Aus den Stammdaten des Objekts. Sie pflegen sie einmal am Objekt, und der Sicherheitsmitarbeiter sieht sie genau dort, wo er sie nachts braucht – im laufenden Einsatz, zusammen mit EMA-Code und Alarmplan. Interventionen dokumentieren

Sehen Sie Ihren eigenen Schlüsselbestand im Portal

Legen Sie eines Ihrer Objekte und einen echten Rundgang an – in wenigen Minuten, wir gehen den Start mit Ihnen durch. Ihre Mitarbeiter laufen ihn im Dienst, und Sie sehen am selben Tag den fertigen Nachweis.

Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

Demo anfordern