Umstieg

Umstieg von Ihrem bisherigen System

Sie arbeiten bereits mit einem System, und ein Wechsel kostet Zeit. Diese Seite sagt, wie viel, wer sie aufbringt und an welchen Stellen ein Umstieg typischerweise scheitert. Planen Sie vier Wochen bei laufendem Dienst – ohne Sonderschichten und ohne Nachweislücke.

Objekte, Kontrollpunkte, Auftraggeber, Mitarbeiter und Rundgänge legen Sie in Minuten selbst an
Parallelbetrieb, bis der erste Monatsbericht fehlerfrei durchgelaufen ist
Keine Nachweislücke am Stichtag – der alte Bestand bleibt lesbar

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Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

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Objekte

Objekt	Kunde	Rundgänge	Letzter Besuch
Werk Nord	Beispiel Industrie GmbH	2	16.08. 01:09
Am Frohenhof	Wohnbau Kassel eG	1	15.08. 23:41
Baufeld Süd	Hochtief Region Mitte	1	15.08. 02:20
Kita Lindenhof	Stadt Fuldabrück	1	14.08. 22:07
Umspannwerk Ost	EnergieNetz Hessen	3	14.08. 03:55

Objektliste aus dem alten System, daneben dieselben Objekte im Portal

Server in Deutschland DSGVO-konform Android & iOS Aus dem Sicherheitsdienst entstanden

Die Erfahrung

Was beim Wechsel schiefgehen kann

Vier Stellen, an denen es in der Praxis hakt. Keine davon ist technisch – entscheidend ist die richtige Reihenfolge.

Die Lücke am Stichtag

Das alte System ist abgeschaltet, das neue noch nicht auf allen Diensthandys – und genau in dieser Woche fragt ein Auftraggeber nach dem Nachweis. Deshalb wird nicht umgeschaltet, sondern überlappt.

Die Stammdaten im Kopf

Im alten System stehen 40 Objekte, aber wo genau welcher Kontrollpunkt hängt, weiß der Schichtleiter. Binden Sie ihn von Anfang an ein – sonst dauert das Anlegen doppelt so lang.

Die Chips am Objekt

Sie hängen seit Jahren, teils an schwer erreichbaren Stellen. Lesbare NFC-Chips lernen Sie in der App direkt am Objekt an und nutzen sie weiter. Ein Austausch aller Punkte ist der teuerste Weg und meist unnötig.

Zwei Apps auf dem Diensthandy

Im Parallelbetrieb unvermeidlich, aber nur mit klarer Ansage: Welche App gilt ab wann verbindlich? Ohne diesen Satz erfassen einzelne Mitarbeiter im alten System weiter, und der Monatsbericht hat Lücken.

Unser Teil

Was wir beisteuern

Das Anlegen selbst ist keine Hürde: Ein Objekt mit Kontrollpunkten und Rundgang steht in Minuten, und Ihre Disposition kennt die Reviere besser als jeder Dienstleister. Von uns bekommen Sie alles darum herum:

Ihr Zugang mit Rollen und Rechten – vorbereitet, damit Disposition, Schichtleitung und Feld jeweils genau das sehen, was sie brauchen
Eine Stunde gemeinsam im Portal: Sie legen die ersten Objekte und einen Rundgang an, wir zeigen Ihrer Disposition, wo was steht
NFC-Marken auf Wunsch per Post – für Kontrollpunkte, an denen noch kein lesbarer Chip hängt
Kundenportal für Ihre Auftraggeber: Zugänge schalten Sie frei, sobald der erste Monatsbericht sauber steht
Erreichbarkeit über die ersten Wochen – ein persönlicher Ansprechpartner, der das Produkt aus dem eigenen Betrieb kennt

Prüfen Sie den ersten Rundgang im Portal auf der Karte, bevor ihn jemand läuft. Ein falsch verorteter Kontrollpunkt fällt sonst erst im Dienst auf – nachts, dem Sicherheitsmitarbeiter, der ihn nicht findet.

Ihr Teil

Was Sie beisteuern

Überschaubar, aber nicht null. Diese fünf Dinge liegen bei Ihnen.

Was	Aufwand bei Ihnen
Objekte, Auftraggeber, Kontrollpunkte, Rundgänge und Mitarbeiter im Portal anlegen	Wenige Minuten je Objekt – bei zwanzig Objekten ein Nachmittag am Bildschirm
Eine Person, die die Reviere kennt und das Anlegen verantwortet	Meist die Disposition oder ein Schichtleiter – über vier Wochen erreichbar
Die Entscheidung, wer im Portal was darf	Eine Stunde gemeinsam – wir schlagen die Rollen vor, Sie entscheiden
Zugang zu den Objekten, an denen Chips ergänzt werden	Nur an den Kontrollpunkten, die neu hinzukommen
Die Liste der Diensthandys	Wenige Minuten – die Freigabe erfolgt im Portal je Gerät

Was Sie nicht brauchen: einen Server, eine IT-Abteilung, eine Projektleitung oder ein Lastenheft.

Der Ablauf

Der Ablauf in vier Wochen

Vier Wochen bei laufendem Dienst, ohne Sonderschichten. Schneller ist möglich – dann fehlt der Puffer, den Sie genau einmal brauchen.

Woche 1: Anlegen
Sie legen Objekte, Auftraggeber, Kontrollpunkte, Rundgänge und Mitarbeiter an – die ersten gemeinsam mit uns, den Rest eigenständig, weil es dann schneller geht als jede Abstimmung. Am Ende der Woche steht Ihr Betrieb vollständig im Portal.
Woche 2: Ein Objekt im echten Dienst
Ein Objekt, eine Schicht, zwei Sicherheitsmitarbeiter – nehmen Sie das anspruchsvollste. Hier zeigt sich, was in keiner Liste steht: der Chip hinter der Brandschutztür, der Punkt ohne Empfang, die Reihenfolge, die im Dienst keinen Sinn ergibt.
Woche 3: Ausrollen und Parallelbetrieb
Die App kommt auf die übrigen Diensthandys, die restlichen Objekte gehen in Betrieb. Das alte System läuft weiter. Die Einweisung Ihrer Disposition fällt in diese Woche – rund eine Stunde.
Woche 4: Erster Bericht, dann Stichtag
Der erste Monatsbericht entsteht aus WKSGuard und wird mit dem alten System abgeglichen. Stimmt er, ist der Stichtag erreicht. Erst danach kündigen Sie den alten Vertrag.

Übergang

Parallelbetrieb während der Umstellung

Zwei bis drei Wochen doppelt zu fahren kostet wenig und verhindert die einzige Situation, die wirklich teuer wird: den Monat ohne Nachweis. Solange beide Systeme laufen, bleibt jeder Fehler eine Kleinigkeit statt eines Vorfalls.

Der Parallelbetrieb braucht genau eine klare Ansage an die Mannschaft: „Ab Montag gilt WKSGuard. Das alte System führen wir bis zum Monatsende zusätzlich.“ Ohne diesen Satz erfasst ein Teil der Mitarbeiter weiter im alten System, und beide Nachweise sind unvollständig.

Kündigen Sie den alten Vertrag erst, wenn der erste vollständige Monatsbericht aus WKSGuard vorliegt. Läuft die Kündigungsfrist Ihres bisherigen Anbieters ohnehin noch, ist das kein Verlust, sondern Ihr Puffer.

Einweisung

Schulung der Mitarbeiter

Im Feld: eine kurze Einweisung

Diensthandy an den Chip halten, Bestätigungston abwarten, weitergehen. Mehr ist es nicht. Eine kurze Anleitung an der Wache genügt – keine Unterweisung mit Unterschrift.

Disposition: eine Stunde

Objekte und Rundgänge anlegen, Schichten besetzen, Ereignisse prüfen, Bericht erzeugen. Eine Stunde am Bildschirm mit Ihren echten Revieren – die legen Sie dabei gleich selbst an.

Schichtleiter: eine halbe Stunde

Was tun, wenn ein Chip fehlt, ein Rundgang offen bleibt oder ein Gerät noch nicht freigegeben ist. Diese halbe Stunde erspart die meisten Rückfragen in Woche zwei.

Rechnen Sie in den ersten zwei Wochen mit Rückfragen, danach wird es ruhig. Sie betreffen fast immer dieselben drei Punkte: Diensthandy noch nicht freigegeben, Kontrollpunkt an einer Stelle ohne Empfang, Rundgang zu eng getaktet. Alle drei sind in Minuten geklärt.

Altbestand

Was mit den alten Daten passiert

Alte Wachbuchdaten aus Fremdsystemen werden nicht importiert. Das ist eine bewusste Entscheidung: Ein importierter Bestand sähe in WKSGuard aus wie ein Nachweis, wäre aber keiner. Fotos, Geräte, Standorte und Prüfwege blieben im alten System; in WKSGuard ließe sich nichts davon belegen. Ein Nachweis, der sich nicht nachvollziehen lässt, ist als Nachweis wertlos.

Der saubere Weg ist der Stichtag mit leerem Wachbuch:

Das alte System läuft lesend weiter, solange Ihre Aufbewahrungspflicht reicht – meist zu einem günstigen Archivtarif
Alternativ ziehen Sie vor der Abschaltung den Gesamtexport: PDF-Berichte je Monat und Objekt, dazu die Rohdaten als CSV
Der Altbestand bleibt damit nachweisbar – dort, wo er entstanden ist
Ab dem Stichtag wächst das neue Wachbuch aus echten Erfassungen

In der Praxis ist das unproblematisch: Auftraggeber fragen nach dem laufenden und dem letzten Monat, nicht nach dem vorletzten Jahr – und für diesen Fall haben Sie das Archiv. Wichtig ist nur, dass Sie den Export vor der Abschaltung ziehen.

Stammdaten legen Sie in WKSGuard neu an – Objekte, Auftraggeber, Kontrollpunkte, Rundgänge und Mitarbeiter, in wenigen Minuten je Objekt. Nur die Historie bleibt, wo sie entstanden ist.

Stellen Sie ein Objekt zum Vergleich um

Legen Sie eines Ihrer Objekte und einen echten Rundgang an – in wenigen Minuten, wir gehen den Start mit Ihnen durch. Ihre Mitarbeiter laufen ihn im Dienst, und Sie sehen am selben Tag den fertigen Nachweis.

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