Datenschutz und Datensicherheit

Datenschutz, Datensicherheit und Mitbestimmung

Ein Wächterkontrollsystem erfasst Menschen bei der Arbeit. Diese Seite sagt genau, welche Daten dabei entstehen, wo sie liegen, wer sie sehen darf und wann sie gelöscht werden – so aufbereitet, dass Sie sie Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrem Betriebsrat direkt vorlegen können.

Aufzeichnung im Dienst, außerhalb nichts – sichtbar auf dem Diensthandy, gelöscht nach 180 Tagen
Server in Deutschland, Mandantentrennung in der Datenbank
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO auf Anforderung

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Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

WKSGUARD TB

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Ereignisse

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Dienstplan

Zeiten

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Rollen und Rechte

Bereich	sehen	bearbeiten
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Rollen- und Rechtematrix im Portal: Bereiche mit sehen und bearbeiten

Server in Deutschland DSGVO-konform Android & iOS Aus dem Sicherheitsdienst entstanden

Speicherort

Wo Ihre Daten liegen

Portal und App arbeiten ausschließlich mit Servern in Deutschland, betrieben bei einem deutschen Anbieter. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, nicht für Werbezwecke ausgewertet und nicht gehandelt. Sie gehören Ihnen.

Die Trennung zwischen Unternehmen ist keine Einstellung, die jemand setzen oder vergessen kann. Jeder Datensatz trägt seinen Mandanten, und die Einschränkung greift automatisch bei jeder Abfrage. Ein Objekt eines anderen Unternehmens ist für Ihre Anmeldung nicht ausgeblendet, sondern nicht vorhanden.

Dasselbe Prinzip gilt innerhalb Ihres Unternehmens für Niederlassungen und Teams: Zuständigkeiten werden je Team auf Auftraggeber und Objekte gesetzt. Wer für den Nordbezirk zuständig ist, sieht die Objekte des Südbezirks nicht.

Übertragung und Speicherung

Wie übertragen und gespeichert wird

Verschlüsselt unterwegs

Portal und App kommunizieren ausschließlich über HTTPS mit dem Server. Unverschlüsselte Aufrufe werden auf die verschlüsselte Adresse umgeleitet.

Kennwörter nicht im Klartext

Kennwörter werden ausschließlich als Prüfwert gespeichert und sind nicht lesbar – auch nicht für uns. Ein Kennwort lässt sich zurücksetzen, nie auslesen.

App ohne gespeichertes Kennwort

Nach der Anmeldung arbeitet die App mit einem Zugangstoken. Auf dem Diensthandy liegt kein Kennwort, das jemand auslesen könnte.

Zugänge laufen ab

Ein Token gilt höchstens 90 Tage und verfällt zusätzlich nach 24 Stunden ohne Nutzung. Ein verlorenes oder vergessenes Diensthandy ist damit am nächsten Tag ohne Zugriff.

Anmeldung gedrosselt

Nach wenigen Fehlversuchen je Minute wird die Anmeldung vorübergehend gesperrt. Automatisiertes Durchprobieren von Kennwörtern bleibt damit wirkungslos.

Nur freigegebene Diensthandys

Ein unbekanntes Gerät erhält keinen Zugriff, sondern landet in einer Warteliste. Erst mit Ihrer Freigabe im Portal wird es zum Diensthandy. Fremde Geräte bleiben draußen.

Berechtigungen

Wer was sehen darf

Rechte werden nach Rollen vergeben, nicht nach Personen – und zusätzlich nach Zuständigkeit eingegrenzt.

Das Portal kennt 22 Bereiche – Objekte, Auftraggeber, Benutzer, Schlüssel, Rundgänge, Schichten, Zeiterfassung, Fuhrpark und weitere. Für jeden Bereich legen Sie je Rolle fest, ob sie ihn sehen oder auch bearbeiten darf. Ein Schichtleiter sieht so die Zeiterfassung seines Teams, ohne Verträge oder Lohndaten zu erreichen.

Darüber liegt die Zuständigkeit: Teams werden Auftraggebern und Objekten zugeordnet. Wer das Recht „Objekte sehen“ hat, sieht dadurch nur die Objekte, für die er zuständig ist. Beides zusammen ergibt die Regel, nach der jede einzelne Abfrage entscheidet.

Scheidet ein Mitarbeiter aus, setzen Sie sein Konto auf inaktiv. Das wirkt sofort – auch auf bereits angemeldete Geräte: Die App auf seinem Telefon verliert im selben Moment den Zugriff, ohne dass jemand ein Gerät einsammeln muss.

Der entscheidende Punkt

Welche Standortdaten wann entstehen

Aufgezeichnet wird vom Einstempeln bis zum Ausstempeln – und sonst nicht. Diese Tabelle nennt jede Art von Standortdatum, die dabei entsteht.

Wann	Was entsteht	Wer sieht es
Beim Erfassen eines Kontrollpunkts	Eine Koordinate zum Zeitpunkt der Erfassung – zusammen mit Kontrollpunkt, Uhrzeit, Person und Gerät.	Rundgangerledigung im Portal, Rundgangbericht
Beim Melden eines Ereignisses	Eine Koordinate zum Zeitpunkt der Meldung – der Ort, auf den sich die Meldung bezieht.	Wachbuch, Ereignisbericht
Während eines laufenden Rundgangs	Die Entfernung zum nächsten Kontrollpunkt. Sie wird auf dem Gerät berechnet und dient dem Sicherheitsmitarbeiter zur Orientierung.	Nur der Sicherheitsmitarbeiter selbst, auf seinem Diensthandy
Während eines laufenden Rundgangs	Die Wegstrecke der Runde – ein Punkt alle drei Sekunden. Sie beantwortet die Frage des Auftraggebers, ob das Gelände abgegangen oder vom Tor aus angefahren wurde.	Portal und Rundgangprotokoll; im Kundenzugang nur die Karte zur jeweiligen Runde
Vom Einstempeln bis zum Ausstempeln	Der Dienstweg – ein Punkt alle dreißig Sekunden, Pausen eingeschlossen. Daraus entsteht ein Bewegungsbild der Arbeitszeit.	Nur Administratoren, auf einer eigenen Seite im Portal

Wann kein Standort entsteht

Vor dem Einstempeln und nach dem Ausstempeln – ohne begonnenen Dienst entsteht nichts
Nicht an dienstfreien Tagen, nicht im Urlaub, nicht in der Freizeit
Nicht auf dem privaten Telefon – die App läuft auf dem Diensthandy
Nicht nach 180 Tagen – dann wird die Aufzeichnung gelöscht, ohne dass jemand etwas tun muss

Dafür sagen wir genauso deutlich, was sehr wohl entsteht: Zwischen Einstempeln und Ausstempeln zeichnet die App den Weg auf, in der Pause ebenso. Daraus lässt sich nachvollziehen, wo ein Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit war. Das ist kein Nebeneffekt, sondern der Zweck – ohne diesen Nachweis ist eine Wächterkontrolle nur eine Behauptung.

Deshalb läuft die Aufzeichnung nicht heimlich: Solange sie läuft, zeigt das Diensthandy sie durchgehend an, mit einer Mitteilung, die sich nicht wegwischen lässt. Der Mitarbeiter weiß in jedem Moment, dass aufgezeichnet wird. Und im Portal kommt an die Auswertung nur, wer Administrator ist – die Disposition sieht die Runden und ihre Wegstrecken, den Dienstweg eines Menschen über Stunden nicht.

GPS-Ortung von Mitarbeitern: was erlaubt ist

Mitbestimmung

Was der Betriebsrat wissen muss

Ein System, das Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen kann, unterliegt in Betrieben mit Betriebsrat regelmäßig der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das ist kein Hindernis, sondern ein Termin – und er wird kurz, wenn Sie präzise Antworten mitbringen.

Die Tabelle oben beantwortet die vier Fragen, die in diesem Termin sicher gestellt werden:

Welche Daten entstehen, und bei welchem Vorgang genau?
Wer im Unternehmen kann sie sehen – und wer ausdrücklich nicht?
Wie lange bleiben sie gespeichert, und wer darf sie löschen?
Was kann das System nicht, obwohl man es vermuten würde?

Die letzte Frage ist die wichtigste, und die Antwort steht oben: außerhalb des Dienstes entsteht nichts, innerhalb entsteht ein Weg – sichtbar für den Mitarbeiter, einsehbar nur für Administratoren, gelöscht nach 180 Tagen. Auf Anforderung erhalten Sie von uns eine Aufstellung der Datenfelder, die je Vorgang entstehen – als Anlage für Ihre Betriebsvereinbarung.

Die Betriebsvereinbarung selbst bleibt Sache Ihres Unternehmens und Ihrer Rechtsberatung. Wir liefern die technische Grundlage, auf der sie aufbaut.

Vertrag

Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Sie bleiben Verantwortlicher für die Daten Ihrer Beschäftigten und Ihrer Auftraggeber; wir sind Auftragsverarbeiter und handeln ausschließlich auf Ihre Weisung. Den Vertrag dazu erhalten Sie auf Anforderung – vor Vertragsschluss, nicht als Nachtrag.

Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung sowie die Kategorien betroffener Personen
Weisungsbindung und Vertraulichkeit der eingesetzten Personen
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen als Anlage – der Inhalt dieser Seite in Vertragsform
Unterauftragsverarbeiter: der Rechenzentrumsbetrieb in Deutschland, namentlich benannt
Unterstützung bei Auskunfts- und Löschersuchen Ihrer Beschäftigten
Rückgabe und Löschung der Daten nach Vertragsende

Verwendet Ihr Datenschutzbeauftragter eine eigene Vorlage, prüfen und zeichnen wir diese.

Löschung

Aufbewahrung und Löschung

Zwei Anforderungen treffen hier aufeinander: Der Nachweis muss bestehen bleiben, personenbezogene Daten dürfen nicht länger gespeichert werden als nötig. WKSGuard löst das über die Trennung von Vorgang und Konto.

Einträge im Wachbuch werden beim Löschen gekennzeichnet, nicht entfernt. Sie verschwinden aus der Arbeitsansicht und bleiben im Bestand. Nur so bleibt der Nachweis belastbar – gerade dann, wenn es darauf ankommt.

Scheidet ein Mitarbeiter aus, wird sein Konto deaktiviert und er verliert sofort jeden Zugriff. Seine Erfassungen bleiben Teil der Dokumentation, solange Sie diese aufbewahren müssen. Die Frist ergibt sich aus Ihren gewerberechtlichen Pflichten und Ihrem Vertrag mit dem Auftraggeber – nicht aus einer Voreinstellung. Auf Ihre Weisung löschen wir gezielt; am Vertragsende exportieren Sie Ihren Datenbestand, bevor er gelöscht wird.

Wachbuch: Pflicht, Inhalt, Aufbewahrung

Betrieb

Verfügbarkeit und Sicherung

Der Datenbestand wird regelmäßig gesichert; die Sicherungen liegen beim selben deutschen Anbieter. Wartungsarbeiten finden nachts statt und werden angekündigt.

Entscheidend ist die Bauweise der App: Fällt der Server aus, steht Ihr Dienst nicht still. Jede Erfassung wird zuerst auf dem Diensthandy gespeichert und danach übertragen. Ein Ausfall verlängert die Warteschlange – ein Rundgang geht dabei nicht verloren.

Was WKSGuard nicht bietet

Damit Sie es vor Ihrer Entscheidung wissen:

Keine Zwei-Faktor-Anmeldung. Die Anmeldung erfolgt mit Kennwort – geschützt durch Drosselung, ablaufende Zugänge und die Gerätefreigabe.
Keine ISO-Zertifizierung. WKSGuard ist nicht nach ISO 27001 zertifiziert und trägt kein Testat. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen legen wir im Auftragsverarbeitungsvertrag vollständig offen.
Keine Verfügbarkeitszusage in Prozent auf dieser Seite. Verbindliche Zusagen gehören in den Vertrag – dort treffen wir sie.

Alles, was auf dieser Seite steht, führen wir Ihnen im Gespräch vor. Eine Zusage, die Sie selbst nachprüfen können, ist mehr wert als ein Siegel im Seitenfuß.

Legen Sie diese Seite Ihrem Datenschutzbeauftragten vor

Legen Sie eines Ihrer Objekte und einen echten Rundgang an – in wenigen Minuten, wir gehen den Start mit Ihnen durch. Ihre Mitarbeiter laufen ihn im Dienst, und Sie sehen am selben Tag den fertigen Nachweis.

Demo anfordern +49 561 850 18 217

Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.