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Veranstaltungen und Ordnungsdienst

WKSGuard im Veranstaltungsschutz

Achtzig Kräfte für ein Wochenende, Absagen bis Freitagabend, Aufbau ab Mittwoch. Im Veranstaltungsschutz entscheidet die Vorbereitung: wer wo steht, wer welche Qualifikation nachweist – und wessen Stunden am Montag abgerechnet sind. WKSGuard bringt Planung, Nachweis und Abrechnung zusammen.

  • Viele Kräfte auf einmal einteilen, kurzfristig umbesetzen
  • Qualifikationen mit Ablaufdatum – sichtbar, bevor eingeteilt wird
  • Kurze Einsätze, hohe Kopfzahl: Stunden mit Sonn- und Feiertagszuschlag automatisch
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Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

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Wachbuch
ZeitpunktObjektVorgangMitarbeiter
16.08. 01:09Werk NordKontrollpunkt TrafostationT. Berger
16.08. 00:58Werk NordKontrollpunkt Halle 3 NordT. Berger
16.08. 00:51Werk NordEreignis Tor unverschlossenT. Berger
16.08. 00:42Werk NordRundgang begonnen NachtrundeT. Berger
15.08. 23:14Am FrohenhofSchlüssel ausgegeben (Bund 7)M. Kessler
15.08. 22:00Am FrohenhofArbeitszeit BeginnM. Kessler
Schichtplan eines Veranstaltungswochenendes mit besetzten Posten
Server in Deutschland DSGVO-konform Android & iOS Aus dem Sicherheitsdienst entstanden

Worum es geht

Der Einsatz ist am Samstag – die Arbeit beginnt am Mittwoch

Zwei Wochen Vorlauf, achtzig Namen, und am Freitagabend sagen sechs ab. Wer die Besetzung in einer Tabelle führt, verbringt den Donnerstag am Telefon und weiß am Samstag trotzdem nicht sicher, ob Tor 3 besetzt ist. WKSGuard zeigt offene Posten als Lücke im Plan und bringt jede Umbesetzung direkt auf das Diensthandy der Kraft.

Nicht jeder darf überall eingesetzt werden: Der Ordnungsdienst verlangt die Unterrichtung nach § 34a, andere Aufgaben verlangen mehr – und abgelaufen ist ein Nachweis immer bei dem, der kurzfristig einspringt. WKSGuard macht Qualifikationen vor der Planung sichtbar und erzeugt die Stundenzettel für alle achtzig Kräfte automatisch.

Der Ablauf

So funktioniert es

  1. Veranstaltung anlegen

    Veranstalter als Auftraggeber, Gelände als Objekt, Fläche als Polygon – Bühne, Zuschauerbereich und Backstage liegen selten in einem Kreis. Posten und Aufgaben ordnen Sie anschließend dem Objekt zu.

  2. Besetzung planen

    Schichten im Monatsraster anlegen und besetzen; Urlaub und gemeldete Abwesenheiten sind bereits eingetragen, sodass niemand doppelt eingeplant wird. Die Schichtplanung ist das zubuchbare Modul Dienstplan.

  3. Qualifikationen prüfen

    Zu jeder Kraft stehen Sachkunde oder Unterrichtung nach § 34a, weitere Qualifikationen und deren Ablaufdaten – nach Ablaufdatum sortierbar. Die Prüfung gehört damit in die Planung, nicht in die Nachbereitung.

  4. Am Einsatztag

    Anmelden, Posten übernehmen, Beginn erfassen. Vorfälle meldet die Kraft mit Foto und Standort ins Wachbuch. Für die Abstimmung zwischen Einsatzleitung und Posten stehen Team-Nachrichten als Modul bereit – statt privater WhatsApp-Gruppen.

  5. Abrechnen

    Zuschläge für Sonntag, Feiertag und Nacht berechnet das Portal automatisch, Pausen anteilig. Die Stundenzettel gehen am eingestellten Tag an die Lohnbuchhaltung, der Einsatzbericht als PDF an den Veranstalter.

Was drinsteckt

Was in dieser Branche anders ist

Viele Kräfte auf einmal, oft kurzfristig

Nicht drei Mitarbeiter auf zehn Objekte, sondern achtzig auf ein Gelände. Der Plan zeigt offene Posten als Lücke, eine Umbesetzung ist eine Änderung im Raster – und die Kraft sieht ihren Dienst in der App, sobald ihr Telefon Netz hat.

Qualifikation vor dem Einsatz, nicht danach

Sachkunde, Unterrichtung, Erste Hilfe, Brandschutzhelfer: alles mit Ablaufdatum und hinterlegtem Beleg am Mitarbeiter. Die Einteilung entscheidet Ihre Einsatzleitung – mit vollständiger Übersicht statt Rückfragen am Einsatztag.

Posten statt Rundgänge

Am Tor, am Notausgang, an der Bühne wird Präsenz gehalten. Ein Posten ist deshalb eine Schicht am Objekt: Beginn und Ende werden erfasst, Ereignisse und Aufgaben hängen daran. Wo gelaufen wird – etwa die Geländerunde nachts nach dem Aufbau – kommen Kontrollpunkte hinzu.

Kurze Einsätze, viele Stunden

Ein Wochenende erzeugt in zwei Tagen so viele Zeiteinträge wie ein Objekt in einem Monat. Zuschläge werden je Eintrag berechnet, nur der höchste zählt, Pausen werden anteilig abgezogen. Niemand tippt achtzig Zettel ab.

Kräfte, die dreimal im Jahr arbeiten

Aushilfen und Saisonkräfte werden angelegt, eingesetzt und danach stillgelegt statt gelöscht: Nachweise, Stunden und Qualifikationen bleiben erhalten und stehen beim nächsten Einsatz wieder bereit. Das Gerät, mit dem sie sich anmelden, geben Sie einmal frei.

Abstimmung ohne private Gruppen

Team-Nachrichten laufen je Team im Betrieb, mit Fotoversand und dauerhaftem Verlauf – Einsatzinformationen landen nicht in einer privaten WhatsApp-Gruppe, die niemand mehr auflöst. Mitteilungen an die gesamte Mannschaft sind im Grundpaket enthalten.

Greift ineinander

Passt zusammen mit

Einsatzplanung

Schichten planen und besetzen, Abwesenheiten genehmigen – der Plan liegt sofort auf dem Telefon.

Mehr dazu

Mitarbeiter & Qualifikationen

Sachkunde nach § 34a, Unterweisungen, Führerschein und Ausrüstung – mit Ablaufdatum und hinterlegtem Beleg.

Mehr dazu

Zeiterfassung

Kommen und Gehen am Objekt, Zuschläge und Pausen automatisch, Stundenzettel an die Lohnbuchhaltung.

Mehr dazu

Häufige Fragen

Was uns dazu gefragt wird

Wir planen bis zuletzt um. Wie schnell sieht eine Kraft ihre Schicht?
Der Dienstplan liegt in der App und wird beim Öffnen aktualisiert – die Kraft sieht den aktuellen Stand, sobald ihr Telefon Netz hat. Bei einer Änderung kurz vor Dienstbeginn empfehlen wir zusätzlich den Anruf: Die Zustellung hängt von der Mobilfunkabdeckung am Veranstaltungsort ab.
Verhindert das System, dass jemand ohne gültige Sachkunde eingeteilt wird?
Es macht den Stand sichtbar: Am Mitarbeiter stehen Qualifikationen mit Ablaufdatum, die Übersicht ist nach Ablauf sortierbar. Eine harte Sperre gibt es nicht – die Entscheidung bleibt bei Ihrer Einsatzleitung, die den Anspruch des jeweiligen Postens kennt. Sie gewinnen die Übersicht vor der Planung statt der Überraschung danach. Qualifikationen verwalten
Brauchen unsere Aushilfen Diensthandys?
Nein. Sie melden sich auf einem vorhandenen Android- oder iOS-Telefon an – eigenes Gerät oder Firmengerät, wie in Ihrem Betrieb üblich. Damit nicht jedes beliebige Telefon Zugang erhält, trägt sich ein unbekanntes Gerät in eine Warteliste ein und wird von Ihnen im Portal freigegeben.
Gibt es auf einer Veranstaltung überhaupt Kontrollpunkte?
Häufig – nur nicht während der Veranstaltung. Nach dem Aufbau und in der Nacht zwischen zwei Veranstaltungstagen ist das Gelände ein normales Objekt: Bühne, Technik, Container, Zaun. Dafür setzen Sie Kontrollpunkte wie an jedem anderen Objekt. Am Veranstaltungstag zählt die Postenbesetzung, nicht der Rundgang.
Wie kommen achtzig Stundenzettel zur Abrechnung?
Automatisch. Aus den erfassten Zeiten entstehen die Stundenzettel mit Zuschlägen und Pausen; am eingestellten Tag des Monats gehen sie an die hinterlegte Adresse Ihrer Lohnbuchhaltung, der Versand wird protokolliert. Einzelne Zeiten korrigieren Sie vorher im Portal – jede Korrektur bleibt nachvollziehbar.

Planen Sie Ihre nächste Veranstaltung damit

Legen Sie eines Ihrer Objekte und einen echten Rundgang an – in wenigen Minuten, wir gehen den Start mit Ihnen durch. Ihre Mitarbeiter laufen ihn im Dienst, und Sie sehen am selben Tag den fertigen Nachweis.

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Sie legen Ihre Objekte und Rundgänge selbst an – in Minuten, ohne Schulung. Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie.

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